BELTRAMIN AUDITORES CONSULTORES LTDA. (REAE Nº 61)
REGLAMENTO INTERNO
- Generalidades
- Objetivos
El presente reglamento tiene como objetivo establecer las condiciones y la forma en que deben desarrollarse los servicios profesionales de auditoría externa de estados financieros, como, asimismo, establecer las normas internas que regulan la relación con los clientes.
- Base legal
El presente reglamento está basado en las disposiciones contenidas en la Ley 18.045 y en la Norma de Carácter General N° 275 de la Comisión para el Mercado Financiero.
- Alcance
Las disposiciones del presente reglamento son aplicables al desempeño de todos los profesionales, internos o externos, que participan en la prestación de servicios de auditoría externa, cualquiera sea la naturaleza y forma jurídica de la sociedad auditada.
- Administración del reglamento
La elaboración, mantenimiento y administración del presente reglamento estará a cargo del socio principal, señor Víctor Beltramin Humeres, quien, además, es el profesional encargado de aprobar las normas en el contenidas. Sus modificaciones obedecerán a las exigencias que imponga el desarrollo de las normas profesionales o la legislación que regula el desempeño del auditor. En todo caso, las modificaciones del reglamento serán informadas oportunamente a los profesionales de la firma.
La supervisión global del cumplimiento de las normas será ejercida por el socio principal ya identificado, y a nivel de grupos de trabajo, por los gerentes señores Leonello Santoro y Eduardo Rojas.
- Normas sobre políticas y procedimientos de control de calidad
- Política sobre calidad de los servicios
La principal política de la firma es el apego irrestricto a las normas que regulan el ejercicio profesional. El cumplimiento de estas normas prevalece sobre las consideraciones de tipo comercial.
La aplicación de las normas se complementa con el uso del criterio y del juicio técnico, avalados por la experiencia profesional, en aquellos casos en que las normas no son suficientes para resolver situaciones especiales.
- Ejercicio del control de calidad
El desarrollo del trabajo en terreno será supervisado por los niveles correspondientes de la organización y contará, permanentemente, con la evaluación última del socio principal, quien centrará su participación en la resolución de situaciones complejas que demanden análisis técnicos especiales.
Anualmente se constituye un comité de control de calidad, integrado por un gerente y el socio principal, que revisa los papeles de trabajo de dos auditorías del período y evalúa sus resultados. Las conclusiones de esta evaluación son informadas al equipo profesional que participó en el trabajo. El socio y los gerentes que conducen los procesos de auditoría de estados financieros deberán dedicar no menos del 40 % del tiempo mensual a la supervisión de dichos procesos. Asimismo, durante el desarrollo de las auditorías, el encargado de la supervisión y del control de calidad deberán tomar contacto con la alta gerencia o la administración superior de la entidad auditada, a lo menos en dos reuniones, una durante el proceso y la otra al cierre.
En forma interna, el equipo que dirige cada auditoría deberá realizar reuniones de coordinación a lo menos tres veces durante el desarrollo del trabajo
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Consulta a profesionales externos
En aquellos casos en que surjan casos de difícil resolución, que involucran el juicio técnico, el socio principal debe acudir a colegas especializados para intercambiar criterios y contrarrestar su posición ante el problema y obtener la mejor solución.
- Discusión de los resultados de la auditoría
Al término de las auditorías contratadas por primera vez, o de aquellas que resultaron especialmente complejas, se realiza una evaluación con el equipo de trabajo, con el fin de sacar las conclusiones pertinentes. Esto, aparte de las revisiones selectivas mencionadas en el número 2 anterior.
III. Normas sobre formalización de servicios de auditoría externa
- Propuesta de servicios profesionales
Las propuestas de auditoría externa, tanto en los aspectos técnicos como en los económicos, la realiza, para cada cliente, el socio principal. En esta propuesta se especifican los deberes y obligaciones, tanto de la firma auditora y como de los clientes.
La propuesta, una vez aceptada formalmente por el cliente, adquiere una condición contractual.
- Renovación de los servicios de auditoría
En el caso de clientes recurrentes, se elaborará anualmente una renovación de la propuesta original, introduciendo las modificaciones que se desprendan del trabajo anterior, especialmente en materia de alcances y enfoques que mejoren el servicio profesional.
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Subcontratación de profesionales externos
Cuando se requiera la participación de profesionales externos en un trabajo de auditoría externa, el socio principal estará a cargo de su localización y contacto, y su identificación debe ser comunicada al cliente. Si esta participación es previsible al momento de la contratación de la auditoría, la designación del profesional externo debe mencionarse en la propuesta.
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Comunicaciones con el cliente
Durante el desarrollo de la auditoría, se mantendrá una comunicación permanente con la gerencia del cliente, con el propósito de informar sobre el avance del trabajo, la resolución de problemas contingentes y la solicitud de antecedentes estratégicos, como las cartas de resguardo. La comunicación permanente estará a cargo de los niveles que corresponda y guardará las formalidades que permitan su acreditación posterior.
- Normas sobre confidencialidad y manejo de información privilegiada o reservada
- Confidencialidad
Toda la información proporcionada por el cliente se considera estrictamente confidencial, a menos que personal autorizado del cliente permita expresamente su divulgación. Esta confidencialidad es independiente del carácter de reservada o no reservada que tenga la información frente a la Comisión para el Mercado Financiero
Para el resguardo de esta confidencialidad, los papeles físicos de trabajo serán custodiados debidamente en las oficinas de la firma y en terreno, como asimismo se mantendrán protegidos los accesos a los archivos computacionales.
No está permitido que el personal que participa en la auditoría comente, divulgue o proporcione a terceros información del cliente.
En el caso de que el personal de auditoría, a cualquier nivel, y en cualquiera circunstancia, disponga de información reservada o privilegiada, ésta deberá ser de inmediato puesta en conocimiento del socio principal, a través del conducto regular. El socio principal ejecutará todos los protocolos destinados a proteger dicha información y a evitar su divulgación a terceros. En este sentido, el personal de auditoría será capacitado permanentemente acerca del significado y efectos que puede tener la divulgación de tal información.
- Resguardos posteriores
La confidencialidad señalada en el punto anterior deberá mantenerse mientras dure la relación contractual con el cliente. Si ésta finaliza, los papeles de trabajo se mantendrán, de acuerdo con los establecido en el Art. 248 de la ley 18.045, por un período no inferior a 6 años, después del cual se procederá a eliminar los documentos físicos y a borrar los archivos computacionales. En ningún caso se destruirá documentación que esté relacionada, directa o indirectamente, con alguna controversia o litigio pendiente.
- Transferencia de información a colegas y reguladores
El intercambio de información con auditores sucesores está permitido, previa autorización del socio principal. En todo caso, la transferencia de información estará referida sólo a aspectos específicos de la auditoría realizada, y evitará la entrega de documentos o papeles de trabajo.
- Transferencia de información a organismos judiciales
La firma deberá de hacer entrega a los organismos judiciales y fiscalizadores, cuando éstos así lo requieran de acuerdo con las disposiciones legales, de cualquier antecedente o documento (copias) que sea solicitado por escrito.
La entrega de esta información deberá ponerse en conocimiento del cliente.
- Normas y políticas sobre tratamiento de situaciones irregulares
- De las situaciones irregulares
Son situaciones irregulares los actos, generalmente conocidos por la administración del cliente, que generan efectos distorsionadores en los estados financieros, y que pueden producir un perjuicio a los usuarios de la información. Son actos maliciosos que se desarrollan al margen del marco normativo o legal
- Procedimientos complementarios de auditoría
Ante la eventualidad de ocurrencia de actos irregulares, el programa de auditoría deberá contemplar procedimientos complementarios a los normales, a fin de detectarlos y evaluarlos en su contexto.
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Representaciones
Una vez detectados los actos irregulares, el equipo a cargo de la auditoría deberá hacer una descripción detallada de cada situación, debidamente documentada. A continuación, el equipo de auditores, encabezado por el gerente o el socio, evaluará las implicancias de la situación detectada y preparará un informe a la administración de la sociedad. Este informe debe incluir una relación detallada de las normas transgredidas, los efectos probables en la información financiera y en el informe de auditoría, así como las recomendaciones para regularizar la situación.
Si la administración de la sociedad auditada no corrige la o las situaciones irregulares graves que se han detectado durante la auditoría, se procederá a informar a la Comisión para el Mercado Financiero y al Ministerio Público, si es requerido, siguiendo el conducto regular correspondiente en cada caso. Las comunicaciones serán escritas y suscritas por el socio principal y redactadas siguiendo las instrucciones del asesor legal de la firma.
- Resolución de conflictos de intereses
Subyacen a la comisión de actos irregulares, especialmente de aquellos en que la propia administración está involucrada, conflictos de intereses que deben resolverse durante el desarrollo de la auditoría, para que el auditor tenga una base para su informe.
Las dos únicas opciones para que estas situaciones se resuelvan son, por una parte, la realización de los ajustes contables que anulen los efectos distorsionadores, o bien que la administración se oponga a dichas correcciones. En este último caso, aparte de las representaciones descritas en el numeral anterior, el auditor deberá emitir su informe como lo indican las normas en estas circunstancias, es decir, con las calificaciones correspondientes.
- Normas sobre independencia de juicio e idoneidad técnica
- Del cuidado de la relación independiente
Desde el inicio de la relación contractual con el cliente, la firma debe velar por el cumplimiento de las condiciones que garanticen la independencia profesional de acuerdo con las normas. Ante la evidencia de que pudieran existir condiciones que afecten la independencia, el auditor a cargo reportará el hecho al socio principal, quien tomará las medidas que corresponden. La empresa no prestará a un mismo cliente otros servicios profesionales, mientras mantenga el contrato que respalda la auditoría de estados financieros
- Independencia de juicio
Deberá evitarse la participación en los trabajos de auditoría de las personas naturales individualizadas en el Art, 243 de la Ley 18.045. Asimismo, no podrán prestarse servicios de auditoría en los casos señalados en el Art. 244 de esta misma ley.
- Juicios objetivos
En los trabajos de auditoría de estados financieros debe primar la objetividad de los juicios técnicos. Las conclusiones y opinión del auditor deben sustentarse en evidencia comprobable
Mientras no exista comprobación mediante evidencia observable, el auditor no podrá emitir juicios sobre el objeto auditado.
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Competencia técnica
El equipo que participa en un trabajo de auditoría debe contar con las competencias técnicas y profesionales, avalada por los respectivos títulos emitidos por instituciones de educación superior. Los profesionales a cargo de la dirección y supervisión de los procesos de auditoría y que suscriban los informes de auditoría deberán estar en posesión de títulos universitarios emitidos por entidades de educación superior, extranjeras o nacionales, reconocidas por el Estado y con planes curriculares de a lo menos ocho semestres. En lo particular, los títulos deberán estar referidos a carreras como Contador Auditor, Ingenieria Comercial, Ingeniería Industrial, Ingeniería en Información y Control de Gestión u otras relacionadas, que incluyan la formación en contabilidad y finanzas. Como mínimo, los planes de estudio de estas carreras deberán contener cinco asignaturas de contabilidad, dos de Finanzas y tres de auditoría.
Se entiende, asimismo, que la formación académica de los profesionales en el área contable y de auditoría, incluye el estudio de las normas internacionales de información financiera (IFRS), las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA), tanto nacionales (NAGA) como internacionales (ISA). Los profesionales formados con contenidos curriculares anteriores a dichas normas deberán cumplir con los programas de capacitación y actualización disponibles. La firma facilitará la capacitación continua del personal, ya sea con la contratación de servicios externos, como la realización de cursos internos, con una duración mínima de 20 horas académicas.
Por otra parte, los profesionales deben preocuparse permanentemente de realizar actividades individuales de actualización, especialmente en materia normativa y legal. Además, deberán propender al intercambio de conocimientos técnicos con sus pares.
La firma pondrá en funcionamiento un comité© de normas internacionales de información financiera, que tiene a su cargo la resolución de casos especiales y el análisis y difusión de los cambios normativos efectuada por el IASB.
La experiencia para ejercer las funciones de la firma se adquirirá ejerciendo las tareas de cada nivel, junto con la supervisión y la capacitación adecuada. Salvo en determinadas circunstancias, se incorporarán profesionales formados en otras organizaciones, con experiencias comprobadas. Los auditores encargados de dirigir los trabajos de auditoría deben tener una experiencia mínima de 5 años de desempeño en esta área, dentro de la firma, o bien en otras firmas, previa evaluación. A nivel de supervisores, la experiencia mínima es de 3 años. En todo caso, será complementario del requisito de la experiencia, el haber cumplido con las exigencias de la educación continua.
- Procedimientos de control de independencia e idoneidad técnica
Los auditores deberán firmar anualmente una declaración de independencia, señalando que no existen vínculos con el cliente, que se contrapongan a la condición de independencia. El socio principal se preocupará de evaluar anualmente las necesidades de capacitación y mantendrá un control de estas. La firma revisará regularmente el tiempo de permanencia de los equipos de auditoria en determinados clientes, a fin de redistribuir o rotar al personal, y evitar así la familiarización de los profesionales con el personal de los entes auditados. Con todo, anualmente se realizará un comité técnico para analizar el tiempo de permanencia de los profesionales en los clientes y se procederá a ordenar la rotación. Como regla general, los gerentes podrán permanecer a cargo de la auditoría de los estados financieros de un cliente por un periodo máximo de 5 años y los supervisores no podrán permanecer más de 3 años asignados a un cliente. En el caso de los asistentes, se procurará que ellos roten constantemente entre los clientes y equipos de trabajo a cargo de los supervisores.
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Educación continua
Anualmente, los niveles directivos deberán presentar un plan de capacitación, sobre la base de los programas ofrecidos en el mercado y a las necesidades que se detecten como consecuencia de la evolución de las normas. Asimismo, la firma estructurará un programa de capacitación interna para los niveles medios y principiantes, a cargo de los gerentes y supervisores. Anualmente, los profesionales de la firma deberán cumplir con un mínimo de horas efectivas de capacitación, a saber:
- Gerentes de auditoria: 40 horas académicas
- Supervisores A: 50 horas académicas
- Supervisores B: 50 horas académicas
- Asistentes: 30 horas académicas
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Servicios profesionales no autorizados
La firma no ofrecerá ni prestará servicios profesionales que sean incompatibles con la auditoría de estados financieros, y que puedan comprometer la independencia. Los servicios que se ha determinado incompatible son los siguientes:
- Servicios contables en general, que tengan injerencia directa en la preparación de los estados financieros
- Venta de productos de cualquier tipo a clientes
- Servicios de auditoría interna
Asimismo, la estructura de honorarios debe caracterizarse por un equilibrio que garantice la independencia de la firma respecto de los entes auditados.
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Normas y principios de la firma
Los profesionales que prestan sus servicios es esta firma, independiente de su vínculo contractual, deberán guiar sus actuaciones respetando los siguientes principios y normas:
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a) Los juicios técnicos formados durante el desarrollo de las auditorías deben basarse siempre en evidencias y con criterios absolutamente objetivos
b) Los auditores deben mantener la independencia total durante su desempeño, evitando establecer vínculos más allá de los necesarios para realizar los trabajos.
c) Los auditores deben guardar la más estricta reserva respecto de la información del cliente, incluso cuando cese el vínculo laboral con la firma.
d) Es deber del personal de la firma mantener una actualización permanente de sus conocimientos técnicos.
- e) La interacción con los otros profesionales que integran la nómina de la firma deberá caracterizarse por la cooperación y complementación técnica.
Los profesionales de la firma deberán mantenerse actualizados en relación con las normas y principios fundamentales. Para ello, deberán participar permanentemente en lo siguiente:
- Lectura del Manuel de la firma y sus actualizaciones
- Asistencia a las charlas técnicas y profesionales que se dictan anualmente
- Participación en los casos prácticos y temas de discusión que son repartidos a los equipos de trabajo en las reuniones técnicas mensuales.
